نموذج رسالة هاتفية واردة، نموذج تسجيل محادثة هاتفية، نموذج ملاحظة هاتفية، أنواع أجهزة الاتصال الهاتفي، القواعد الأساسية للرد على المكالمات الهاتفية، مفهوم الاتصال الهاتفي، معالجة المكالمات الهاتفية وأهمية المكالمات الهاتفية، تابعونا في موسوعة الساعة. لمزيد من المعلومات، نأمل أن تستمتع بها.
نموذج رسالة هاتفية واردة
يتم الاتصال بمكالمة هاتفية عبر الهاتف ولها العديد من القواعد والحيل التي يتم تحديدها من أجل القيام بعمله بشكل صحيح وإرضاء مديريه والمتعاملين الداخليين للشيء، حيث أن هذا هو مهم جدا. من السهل الحكم على أي مؤسسة من خلال مستوى خدمتها عبر الهاتف أثناء التعامل معها، سنقدم لكم من خلال الفقرات التالية نموذج رسالة هاتفية واردة:
- تأكد من الرد بسرعة وعدم ترك الهاتف يرن عندما تسمعه أكثر من ثلاث مرات.
- يريد السكرتير حقًا أن يسمي نفسه واسم المؤسسة التي يعمل بها. على سبيل المثال، “السلام عليكم، شركة Hadiko Transportation، مكتب الرئيس التنفيذي منصف لك مقابل أي خدمة.”
- تحتاج إلى أن تكون مستمعًا جيدًا وتركز على ما يقوله المتصل، وامنحهم الوقت الكافي لإلقاء خطابهم وتأكد من جميع النقاط المذكورة لك وتحقق مع المتصل إذا كان لديك أي غموض أو سوء فهم للمعلومات المذكورة لك.
- أن يحاول السكرتير عدم مقاطعة المتحدث، ملمحًا للمتصل بأنه يتابعه ويستمع إليه، على سبيل المثال، يقول كلمة “نعم” بين الحين والآخر.
- كن دقيقا في جمع المعلومات والبيانات من المتصل.
- إتقان القدرة على تدوين الملاحظات والرسائل من المتصل والتحمس لها.
عينة
ملاحظة هاتفية
رسالة هاتفية
اليوم ……………………………………. يوم السيد ……………………………………… السيد
الوقت …………………………………. الوقت ……………………………………………… التاريخ
عندما كنت بالخارج
بينما كنت غائبا
رئيسي – سيد…………………………………………………. ………………………………… السيد.
الهاتف ………………………………… .. هاتف من …………………………………………… من
الجوال ……………………………………………………………………………………………………… الهاتف المحمول
الرسالة ……………………………………………………………………………………………. الرسالة
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
سجل المكالمات الهاتفية
نموذج رسالة هاتفية واردة ما يلي من هذه الفقرة هو نموذج تسجيل محادثة هاتفية كملف جاهز للتنزيل
نموذج ملاحظة الهاتف
نموذج رسالة الهاتف الواردة المذكرة الهاتفية هي أحد أشكال الملاحظات القصيرة، حيث يطور الطالب مهارة كتابة المعلومات المتعلقة بالملاحظة الهاتفية / يعلم الطالب إتقان مهارة التركيز والاستماع لجمع المعلومات اللازمة. الملاحظة هي شكل من أشكال الملاحظات القصيرة لتنسيق هذه الملاحظة، وهنا مثال لملاحظة الهاتف
أنواع أجهزة الهاتف
نموذج الرسائل الهاتفية الواردة تلعب المكالمة الهاتفية دورًا مهمًا في ضمان سرعة الاتصال بين السلطات وإداراتها وفروعها، وكذلك بينها وبين المواطنين.
- يجب على السكرتير التخلص من جميع العوامل التي تؤثر على سمع المتحدث، مثل الضوضاء الصادرة عن راديو الصوت والفيديو، والمحادثات مع الزملاء في المكتب، أو حتى صوت بعض الأجهزة التي يشيع استخدامها في المكاتب، مثل آلة التصوير والفاكس آلة، طابعة، وهلم جرا.
- في حالة وجود أكثر من هاتف في المكتب وكان السكرتير مشغولاً على الهاتف ووردت مكالمة أخرى، تأكد من أن تطلب بلباقة من المتحدث الأول الإذن للرد على الهاتف الثاني، على سبيل المثال، قول “آسف، عزيزي، هاتف آخر يرن، هل يمكنني انتظارك قليلاً “وتأكد من عدم السماح له بالانتظار طويلاً للرد على الهاتف الثاني وإخبار المتحدث الثاني في بداية المحادثة بالانتظار قليلاً بعض الوقت أنت على الهاتف الأول وكن لطيفًا مثل “السلام عليكم، أنا على الهاتف الثاني، هل يمكنك الانتظار قليلاً” ولا تنسى العودة مع المكالمة الأولى، شكرًا لك على الانتظار، وفكر في حالة الشخص الذي تتحدث معه.
- يجب على السكرتير الحرص على عدم الانتظار أكثر من دقيقة، وإذا كان من الضروري أن يكون الانتظار طويلاً، على سبيل المثال، البحث عن معلومات محددة تتطلب وقتًا طويلاً، فيجب توضيح ذلك مع المتحدث، أو أخذ رقمه و اتصل به لاحقا.
- يجب أن يتأكد السكرتير دائمًا من أن مديره مستعد لتلقي المكالمة من خلال معرفة اسم المتصل بلباقة وأدب ووضعه قيد الانتظار، ثم يخبر السكرتير مديره باسم المتصل ليرى ما إذا كان يريد الرد. اقبل المكالمة أم لا.
- بناءً على طلب المدير، يعود السكرتير إلى المتصل ويشكره على الانتظار ويحول مكالمته. في حالة عدم رغبة مديره في الرد على المكالمة، فإنه يعتذر بلباقة للمتصل لعدم تمكن المدير من الرد على المكالمة في ذلك الوقت ويعمل كسكرتير لتسجيل المكالمة في سجل المكالمات الواردة، وملء معلومات المتصل مثل اسمه ورقم هاتفه وسبب الاتصال وما إلى ذلك.
القواعد الأساسية للرد على المكالمات الهاتفية
القواعد الأساسية للرد على المكالمات الهاتفية
- التقط الهاتف في موعد لا يتجاوز ثلاث رنات.
- تحية المتصل.
- أذكر اسمك.
- اسأل العميل عما إذا كان بحاجة إلى خدماتك.
- انتظر على الخط.
- تحويل المكالمة.
- إنهاء المكالمة.
- احصل على معلومات من المتحدث.
- معلومات التسجيل.
مفهوم المهاتفة
تأتي كلمة “اتصال” من الكلمة اللاتينية communis، والتي تعني تبادل الرأي أو المحادثة أو النصيحة أو القرار.
- التواصل أو التواصل هو نقل فكرة أو كلمة أو معنى أو شعور من شخص إلى آخر، ويُعتقد أن الشخص أكثر قدرة على الاتصال، وقادر على التحدث والتحدث، ولديه أعضاء حسية تسمح بذلك.
- إن تأثير الكلام والترويج له تأثير كبير على نقل الأفكار والمشاعر والثقافات من بلد أو مؤسسة إلى أخرى.
- نظرا لتدفق المعلومات وكمية المعرفة الكبيرة، كان لا بد من إيجاد وسائل ومهارات معينة للتواصل من أجل توفير الوقت والجهد والمال، والاستفادة من خبرات الآخرين، باعتبار أن عملية الاتصال هي عملية عملية مستمرة. بين جميع الناس، لأن الإنسان لا يعيش وحده.
معالجة المكالمات الهاتفية
- إعداد دليل الهواتف والعناوين.
- استقبال المكالمات الهاتفية الواردة.
- تعرف على المتصل والغرض من الاتصال بهم.
- تمرير الرسالة إلى السلطة المختصة.
- تواصل مع المدير.
- سجل المكالمات الهاتفية وقم بتعيينها للمدير.
أهمية المكالمات الهاتفية
- وفقًا لموقع Science Daily الإلكتروني، وجدت دراسة جديدة من جامعة تكساس في الولايات المتحدة أن الأشخاص غالبًا ما يختارون البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية، حتى لو كانت المكالمات الهاتفية تبرز الشعور بالاتصال الذي يتوقون إليه.
- قال المؤلف المشارك في الدراسة أميت كومار “اختار الناس الكتابة لأنهم اعتقدوا أن الاتصال الهاتفي سيكون أصعب، لكنهم كانوا مخطئين. يشعر الناس أنهم أكثر ارتباطًا من خلال وسائل الإعلام الصوتية، لكن لديهم هذه المخاوف بشأن الإحراج”. . ” ما يدفعهم إلى التواصل عبر الرسائل النصية. انتقل.
إلى هنا نكون قد وصلنا إلى ختام مقالنا لقد وضحنا لكم نموذج رسالة هاتفية واردة، نموذج تسجيل محادثة هاتفية، نموذج ملاحظة هاتفية، أنواع أجهزة الاتصال الهاتفي، القواعد الأساسية للرد على المكالمات الهاتفية