مهام السكرتارية التنفيذية بالاعمال الاداريه نقدمها لكم من خلال موقع جريدة الساعة حيث تعتبر وظيفة السكرتارية من الوظائف التي تعتمد على الكثير من الخبرة فهي مهمة بسيطة لكنها تتحمل الكثير من المسؤولية ومن خلالها في الأسطر التالية سوف نشرح لك بالتفصيل تلك المهام التي يجب أن يتولاها السكرتير التنفيذي.
مهام السكرتارية التنفيذية بالاعمال الاداريه
تعتبر مهنة السكرتير التنفيذي من المهام الاساسية والمهمة والتي لها دور كبير جدا في العمل فهي اهم مهنة مباشرة بعد السلطة وتعتمد على تنظيم المواعيد وادارة المراسلات والمشاريع والاتصالات، والعديد من المهام الأخرى المختلفة التي تقوم بها وهي مسئولة عنها، ومن بين تلك المهام ما يلي:
1- إدارة جدول المدير
تعتبر هذه المهمة من المهام الأساسية للسكرتير، لأنه اليد اليمنى للمدير، بحيث يمكن الاعتماد عليه في العديد من الأمور، وأبرزها تنظيم جدوله الزمني، حيث يكون السكرتير مسؤولاً عن تنظيم المواعيد والعمل على إدارة الجدول الزمني بشكل كامل، والعمل على الاتفاق وجدولة الزيارات والاجتماعات والأمور الأخرى المتعلقة بالمدير طوال فترة إقامته ضمن نطاق العمل.
2- ترتيب الرحلات
كما أن للسكرتير دوره في العمل على ترتيب مواعيد السفر وأيضًا العمل على ترتيب كل ما يتعلق برحلات السفر تلك، حيث يقوم أيضًا بتنظيم تذاكر الطيران والعمل على حجزها وغير ذلك من الأمور المتعلقة بسفر العمل.
3- اعداد التقارير
يتمثل دور السكرتير التنفيذي في العمل على تنظيم العديد من التقارير المختلفة، من بينها التقارير المالية التي تتعلق بالشركة، وخاصة التقارير المتعلقة بالعمل، والتي تحتوي على العديد من المجالات المختلفة.
4- الإدارة المالية
ومن واجبات السكرتير التنفيذي أيضًا أنه يساعد في تنفيذ الإدارة المالية، حيث أنه مسؤول عن إعداد العديد من الفواتير المتعلقة بنطاق العمل، كما أنه ينظم العديد من الخدمات المختلفة الأخرى المتعلقة بالمال، بما في ذلك العمل على إعداد كل ما يتعلق به. إلى ميزانية الشركة، كما تهتم برواتب الموظفين، وتعمل على الاهتمام بجميع الأمور التي تهم الموظفين العاملين في الشركة، وغيرها من الأمور المختلفة.
5- جمع البيانات
كما أنه مسؤول عن الاهتمام بجمع كافة البيانات المختلفة المتعلقة بالشركة والصفقات ونطاق العمل بالكامل، حيث يقوم بعمل جمع كافة البيانات وإجراء البحوث الكافية والكافية مما يساعد المدير في حل العديد من المشاكل المختلفة المتعلقة بالعمل، ويعمل على تجهيز كافة المستلزمات المكتبية التي يحتاجها المدير. كما يعمل على تنظيم السجلات وقراءة جميع المذكرات المتعلقة بالعمل والعمل على تحليلها لتحديد الأمور المهمة التي تعرض على المدير.
6- تدريب العاملين
السكرتير التنفيذي هو الذراع اليمنى للمدير، وبالتالي يتم الاعتماد عليه في العديد من الأمور المختلفة التي تخص جميع الموظفين الذين يعملون في نفس المكان، حيث أنه مسؤول عنهم، وتدريبهم على جميع مهامهم وخاصة للموظفين الجدد، حيث إنه مسؤول عن النظر في الأمور المتعلقة بتوظيفهم، والعديد من الأمور الأخرى المتعلقة بالموظفين.
7- عمل تحسينات
يعمل السكرتير على إجراء العديد من التحسينات المختلفة، من خلال إجراء مراجعة دورية للعديد من أساسيات العمل، وكذلك العمل على تحديد جميع الاحتمالات المختلفة التي تساعد في تقدم العمل في جميع المجالات المختلفة، ودراسة كل ما يتعلق بمجال العمل. العمل والموظفين من أجل تحسين دائرة العمل.