ما هي طريقة كتاب خطاب رسمي، الرسالة شيء موجود منذ القدم، ولكن هناك أوقات يحتاج فيها الفرد إلى إرسال خطاب رسمي إلى جهة حكومية، أو شيء مشابه، ولا يعرف نص هذه الرسالة، وطريقة كتابتها . الخطاب الرسمي له نمط وشكل. خاص يجب على محرريه الالتزام به حتى يتم قبولهم.
الخطاب مهم في حياتنا، من خلاله نتقدم بشكوى في جهة معينة، أو نتقدم للعمل، أو نقدم حجة في المحكمة القضائية. لا تتم كتابة هذه الإجراءات بشكل عفوي، ولكن لها أسلوب خاص وتنسيق خاص.
ما هي طريقة كتاب خطاب رسمي
يجب أن يكون الخطاب الرسمي باللغة العربية الصحيحة، وخالٍ من الأخطاء الإملائية، وكذلك الأخطاء النحوية، والالتزام بعلامات الترقيم، والكتابة اليدوية الجيدة، والتنظيم، واتساق الجمل والكلمات حتى يتمكن من يقرؤها من فهمها بسهولة.
لكي يكتب الفرد خطابًا بهذه الطريقة، يجب أن يعرف هذه الخطوات، وهي:
- في البداية هناك خطابات رسمية يتم إرسالها من جهة رسمية إلى جهة رسمية أخرى، وهناك رسائل رسمية يتم إرسالها أيضًا من مواطن إلى جهة رسمية. في بداية الخطاب، يجب على الكاتب تحديد الجهة التي تم إرسال الرسالة إليها.
- من أهم الشروط التي يجب توافرها في كتابة الحرف هو الأسلوب الجيد والكتابة بخط اليد الواضح والكتابة على ورقة بيضاء ووضع رمز الجسم الذي يتم إرسال الرسالة إليه إذا كان هناك رمز والكتابة بعلامة قلم أزرق واضح مع مراعاة الكتابة في منتصف الصفحة.
- من الأفضل كتابة الحرف إلكترونيًا في برنامج word على سبيل المثال أو أي برنامج آخر يمكنك من زيادة التنسيق وتحديد نوع الخط الواضح وتجنب الأخطاء الإملائية أثناء الكتابة.
- ينبغي أن نبدأ بالسلام أي بقول (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته) ثم بعد ذلك.
- في السطر الذي يلي التحية، نكتب اسم المسؤول الذي نرسل إليه الخطاب.
- ثم نبدأ في كتابة نص الرسالة التي يُطلب منك إرسالها.
- في نهاية الرسالة، نكتب التاريخ الذي ترسل فيه الرسالة على اليسار في أسفل الصفحة.
- عند الانتهاء، نكتب رسالة شكر من الجانب الأيمن أسفل الصفحة.
- ثم يضع الأختام والتوقيعات اللازمة لقبول هذه الرسالة وإعطائها الصفة الرسمية التي تميزها.
يجب ألا يكون الأسلوب مملًا وغير متناسق، لذلك يقتصر على الطلبات التي تريد تقديمها، أو المشكلة التي تطرحها على الحفلة دون تكرار حتى يفهم القارئ ما تريد، ولا يمل ويترك الكلام، ولا يعطيه أهمية لتبرير أن الخطاب غير واضح أو غير مفسر.
إذا كنت تكتب على جهاز كمبيوتر، فيجب عليك اختيار حجم الخط 16 بحيث يكون واضحًا، وهذا هو الحجم المتوسط لوضوح الخط.