كيفية كتابة تقرير إداري هو الموضوع الرئيسي الذي سيتم تغطيته بعد ذلك، حيث أن معظم المؤسسات والشركات تعتمد على التقارير الإدارية لتكون على علم دائم بالمعلومات المختلفة حول أوضاع الوحدات الإدارية في المؤسسة، وهذا سيوفر تعريفًا عن الإدارة التقارير، وكذلك سنتعلم بالتفصيل كيفية كتابة التقارير الإدارية، وشكل كتابة تقرير إداري، وخصائص التقارير الإدارية والمعلومات الأخرى ذات الصلة.
تعريف تقرير إداري
يستخدم التقرير الإداري كإحدى وسائل الاتصال والتواصل، ويتميز بكفاءة عالية في عملية ربط مختلف إدارات المنظمة الإدارية.يمكن أن تكون التقارير الإدارية شفهية أو مكتوبة.العمل بشكل وثيق ومستمر دون عوائق، ومن خلال هذه التقارير يمكنهم معرفة جودة وحجم النتائج التي حققوها على أساس الخطة المنهجية للشركة وبالتالي فإن التقارير الإدارية هي أدوات تساعد في الحصول على معلومات كافية من مختلف المواقع الإدارية وبالتالي الحصول على أحكام حول ملاءمة العمل و مدى تطبيق الواجبات المطلوبة من كل شخص وكل وحدة إدارية في الشركة واستخدامها كأساس لاتخاذ الإجراءات المناسبة في حالة حدوث أخطاء داخل الشركة.
كيفية كتابة تقرير إداري
يجب أن تتم كتابة التقرير الإداري على مرحلتين، المرحلة الأولى هي مرحلة إعداد التقرير، والمرحلة الثانية هي مرحلة كتابة التقرير، ويجب تفصيل كل منهما على حدة، والمراحل التالية الإعداد التفصيلي لتقرير الإدارة
مرحلة إعداد التقرير الإداري
هذه المرحلة هي المرحلة الأولى في عملية كتابة تقرير إداري، وهي تسبق بداية كتابة التقرير، قبل أن تبدأ في كتابة التقرير، تحتاج إلى إعداده بشكل جيد، وإعداد التقرير هو العنصر الأساسي للتقرير. بشكل عام، وفي ما يلي، سيتم ذكر كيفية إعداد تقرير إداري خطوة بخطوة
- الإعداد والإعداد وتشمل هذه المرحلة الحصول على أسئلة التقرير وتحديد الأغراض المحددة للتقرير، بالإضافة إلى الاستخدام الذي يمكن أن يقترح للتقرير، وكيفية الحصول على معلوماته، ومعرفة المستفيدين منه، معرفة متلقي التقرير وقارئه، بالإضافة إلى معرفة طريقة كتابة التقرير والوصول إلى المعلومات وفق الغرض المنشود.
- تصميم هيكل التقرير تتضمن هذه المرحلة اختيار شكل التقرير ورؤيته من أجل بناء هيكله العام بما يتفق مع الغرض المطلوب والمعلومات التي سيوفرها لأصحاب المصلحة.
مرحلة كتابة التقرير الإداري
هذه المرحلة هي المرحلة الأساسية لكتابة التقرير، والتي تبدأ فيها عملية الكتابة بعد المرحلة الأولية وتتكون من أربع مراحل، سيتم ذكرها أدناه
- اختيار الموضوع الخطوة الأولى في عملية كتابة التقرير هي اختيار موضوع للتقرير وتحديد أفكاره الأساسية ليتم كتابتها وفقًا له، وتساعد هذه الخطوة في توضيح الغرض من كتابة هذا التقرير الإداري.
- البحث عن الروابط الخطوة التالية هي العثور على الروابط ذات الصلة للوصول إلى المعلومات المطلوبة، حيث يجب على مؤلف التقرير استخدام المصادر المناسبة لمساعدته في كتابة التقرير كما هو مطلوب، مثل الإنترنت والكتب ذات الصلة. كما يجب قراءة المستند المستلم وتسجيله، كما يجب قراءة الملاحظات والتوثيق عند كتابة التقرير.
- وضع خطة التقرير بعد ذلك، يجب وضع خطة تنظيمية لكتابة التقرير الإداري، وذلك من أجل تبسيط أفكار التقرير ومن أجل سلامة التقرير.
- كتابة نص التقرير في هذه المرحلة تبدأ عملية الكتابة مباشرة بكتابة جميع الفقرات والبيانات، حيث يتم كتابة مقدمة التقرير والجملة الرئيسية في بداية كل فقرة، والكلمات الرابطة بين الفقرات. يتم الاحتفاظ بها بحيث يكون التقرير متماسكًا ومتسقًا، مع تدوين جميع الاستنتاجات التي تم الحصول عليها أثناء إعداد التقرير الإداري، وتسجيل محتويات و التقرير، وأخيراً تحرير التقرير والتحقق من المعلومات الواردة فيه من قبل شخص ما. غير من كتبه.
ما هي عناصر نموذج التقرير الإداري
يحتوي التقرير الإداري عادة على نقاط رئيسية ونقاط فرعية حسب النظام المستخدم في كل شركة أو مؤسسة، وفي ما يلي يتم ذكر عناصر نموذج التقرير الإداري بوضوح
- خطاب توصية تشرح هذه الرسالة الغرض من التقرير للقارئ وعادة ما ترفق الرسالة في متن التقرير في مقدمة. تساعد الكتابة في تركيز انتباه الأطراف المشاركة في التقرير على جوانب مهمة منه، وتسمح للكاتب بتصحيح الأخطاء أو إضافة معلومات إلى التقرير.
- صفحة العنوان تحتوي هذه الصفحة على بعض العناصر المهمة مثل تاريخ التسليم، واسم المؤلف ومنصبته، واسم المنظمة أو الجهة المعنية، وعنوان التقرير نفسه، والتي يجب أن تكون واضحة.
- ملخص التقرير يحتوي الملخص على ملخص واضح وموجز للتقرير بأكمله، ويتضمن مجموعة من المصطلحات الفنية المناسبة للمهنيين في العمل، ويسمح للقارئ بالتوصل إلى فهم لمحتوى التقرير من نصف شهر إلى النهاية. الملخص بسرعة، وبالتالي يقرر حاجته لقراءة التقرير كاملاً.
- المحتوى هذا الجزء مهم للغاية لأنه يسمح للقارئ بتصفح محتويات التقرير بسرعة ودقة ووضوح.
- قائمة الرسوم التوضيحية. مرافقة التقرير لتوضيح مفهوم الرسومات أو الرسوم البيانية التي تظهر في التقرير.
- الملخص هذا ملخص إداري يسلط الضوء على صفحة لتلخيص ما ورد في التقرير وفهم الغرض من التقرير للمديرين الذين يتعاملون مع عدد كبير من الوثائق بشكل يومي حيث يستفيدون من هذا الملخص.
- المسرد يتم من خلاله شرح المصطلحات الفنية الواردة في التقرير وترتيبها أبجديًا، ويتم تفسير الرموز لمساعدة القارئ المتخصص على فهم المحتوى جيدًا.
- الملاحق هذا ملحق للتقرير، يحتوي على معلومات موثوقة للمتخصصين، ولا تهم القراء الآخرين.
- شكر وتقدير في نهاية التقرير، يعرب المؤلف عن امتنانه وتقديره لجميع الأفراد والمنظمات الذين شاركوا في كتابة التقرير.
- الأذونات يحدد هذا الجزء القيود وطرق استخدام التقرير والغرض من كتابته.
اهم نموذج لكتابة تقرير إداري
يمكن أن يكون هذا القالب تقريبًا لنموذج تقرير إداري جاهز، وسيتم إدراج كلمة Word ضمن نموذج التقرير الإداري النهائي للمساعدة في كتابة التقرير
أجزاء من تقرير الإدارة
التقرير الإداري يتضمن الأجزاء الرئيسية التي يتكون منها، ويجب أن يهتم الشخص الذي يكتب التقرير الإداري بوجود كل هذه الأجزاء، ويجب كتابتها بشكل صحيح وصحيح، وهذه الأجزاء ودقتها تساهم في التوضيح. لمحتوى التقرير، وفيما يلي تعريف للأجزاء الرئيسية للتقرير الإداري
عنوان التقرير
يعتبر عنوان التقرير من أهم الأجزاء الرئيسية في التقرير، حيث يتم وضع العنوان في الصفحة الرئيسية والأولى من التقرير الإداري، بالإضافة إلى أن صفحة العنوان تحتوي على معلومات عن الجهة المهتمة والدائرة التي يتم اصدار التقرير واسم من قام بتجميعه وتاريخ كتابته وتعليمات وجه المنصب ويعكس العنوان بوضوح محتوى التقرير.
مقدمة لتقرير الإدارة
هذه صفحة تحتوي على أفكار عامة حول التقرير وتتطرق في كثير من الأحيان إلى الموضوع الرئيسي الذي يدور حوله التقرير وتشرح أهمية هذا التقرير وكذلك الأهداف الرئيسية للتقرير، حيث يجب أن تكون مقدمة التقرير الإداري جاهزة بعد الانتهاء من إعداد كل صفحات التقرير، لأنه يجب أن يحتوي على أفكار من صفحات مختلفة.
محتوى التقرير
محتويات التقرير الإداري هي الصفحات الرئيسية التي يتضمنها التقرير، ويحتوي هذا الجزء على أكبر مجموعة من المعلومات التي يعمل التقرير على توفيرها للجهات المعنية، ويجب أن يكون توزيع المعلومات فيه على شكل نقاط، في بنظام معين ومحدد يتناسب مع المعلومات الواردة في التقرير سواء كانت جداول أو رسوم بيانية أو علامات أو سرد.
تقرير الخاتمة
خاتمة التقرير الإداري هي آخر صفحة في التقرير وهي من الصفحات المهمة في التقرير لاحتوائها على مجموعة مهمة من المعلومات الأساسية بشكل موجز ومختصر، لذلك هذا الجزء هو ملخص للتقرير. ، ويوضح النتائج التي تم تحقيقها في التقرير، مع ذكر العديد من المقترحات لما تم عرضه في التقرير.
خصائص تقرير الإدارة
يتميز التقرير الإداري بعدد من الخصائص التي يجب أن يتمتع بها حتى يتم تمييزه عن المستندات والأوراق الأخرى، ومن أهم هذه الخصائص ما يلي
- تسمية المحتوى يجب الحرص على تقديم المعلومات الواردة في التقرير بطريقة معينة، حيث أنها تتضمن جميع المعلومات المتعلقة بالموضوع، ولا يمكن التغاضي عن أي تفاصيل تتعلق به من أجل تكوين فكرة واضحة عنه.
- الدقة يجب أن تكون العبارات والجمل والكلمات الواردة في التقرير دقيقة وخالية من الغموض والأخطاء النحوية والإملائية حتى لا تشتت انتباه القراء.
- عرض الحقائق يستند التقرير فقط إلى عرض الحقائق والتحقق من صحتها، لأن التقرير يستخدم لاتخاذ الإجراءات المناسبة واتخاذ القرارات المهمة.
- بساطة اللغة يجب تجنب لغة غامضة ومعقدة ومعقدة ويجب كتابة التقرير بلغة وأسلوب بسيط بحيث يمكن فهمه من قبل كل من يقرأه.
- جذب انتباه القارئ من الضروري لفت انتباه القارئ واحترام رغباته وتوجهاته، لأنه الهدف من كتابة تقرير.
- الترتيب الصحيح للأحداث لفهم تسلسل جميع الأحداث حقًا عند قراءة تقرير.
في نهاية المقال بعنوان كيفية كتابة تقرير إداري، قدمنا بإيجاز مفهوم التقرير الإداري، وكذلك كيفية كتابة تقرير إداري بتنسيق pdf وكيفية كتابة تقرير إداري بتنسيق pdf. كما تم تضمين نموذج لكتابة تقرير إداري، وتعرّفنا على عناصر التقرير الإداري والأجزاء الرئيسية للتقرير الإداري ، و نتمنى ان يكون قد نال اعجابكم.