كيفية تكتب خطاب رسمي، حيث يحتاج الكثير من الأشخاص إلى إرسال خطابات رسمية، وهذا ما يجعلهم يبحثون عن الطريقة الصحيحة التي يمكن بها كتابة الخطاب الرسمي، وبالتالي سنراجع الطريقة الصحيحة و الخطوات المهمة التي يمكن من خلالها كتابة الخطاب رسميًا، فإنه سيحدد أيضًا بعض الأشياء المهمة حول كتابته، والتي يجب القيام بها عند كتابة خطاب رسمي.
كيفية تكتب خطاب رسمي
للإجابة على هذا السؤال نحتاج إلى معرفة سبب كتابة ذلك الخطاب، وما الغرض منه، وكذلك تحديد نوع الخطاب، حيث تنقسم الخطابات الرسمية إلى خطاب تجاري، وهو الحرف الذي يكون غرضه تجاريًا، والذي يتم إرساله. للدعاية والإعلان وغيرها. من العديد من الأمور التجارية المختلفة.
وهناك نوع آخر من الخطابات، وهو الخطاب الرسمي المتعلق بالوظيفة أو العمل، ويوجد منه أنواع عديدة مختلفة تتعلق بالوظيفة، أو يكون لغرض قرار إداري، أو الاستدعاء، والعديد من الأغراض الأخرى المختلفة التي يمكن من أجلها إرسال الخطاب الرسمي.
كيفية كتابة خطاب رسمي خطوة بخطوة
هناك العديد من الخطوات التي يتم من خلالها كتابة الخطاب الرسمي، ولكن قبل البدء في كتابة الحرف، من الضروري تحديد نوع الرسالة والغرض منها، والأسلوب الذي تكتب به.
أهم خطوات كتابة خطاب رسمي
1- التحضير للكتابة
في البداية يجب أن تستعد للكتابة لتلك الرسالة الرسمية، حيث من الضروري تحديد نوع الخطاب، وكيفية كتابته، وما إذا كان سيتم كتابته على أوراق، أو على ملفات وردية على الكمبيوتر، ثم ستتم طباعتها، ومعظمها رسائل رسمية، تحتاج إلى الكتابة على جهاز الكمبيوتر. الكمبيوتر، ومن ثم يتم طباعته ليكون أفضل.
في حالة الكتابة اليدوية من الضروري العمل على تجهيز أوراق سميكة وظرف أنيق لوضع الحرف بداخله فور الانتهاء من كتابة الخطاب.
2- ضع اسم المؤسسة في بداية الحرف
تعتبر هذه الخطوة من أولى الخطوات التي يتم اتخاذها في الخطاب الرسمي، حيث لا بد من وضع اسم المؤسسة التي سيتم إرسال الخطاب الرسمي منها، وجعل الخط كبير ومضاعف عند كتابة اسم المؤسسة، وبعض أرقام الهواتف يمكن كتابتها، أو بعض الأمور التمهيدية عن المؤسسة، مثل نشاطها، بحيث يظهر الخطاب بأناقة وبشكل جيد، كما يسهل على القارئ معرفة المؤسسة ونشاطها في بداية الخطاب.
3- كتابة مقدمة الحرف
بعد اتخاذ الخطوة السابقة، تليها الخطوة المتعلقة بالمقدمة، والتي يجب فتحها عن طريق كتابة التاريخ الذي تم إرسال الرسالة فيه، ويتم كتابتها على الجانب الأيسر، وبعد ذلك يتم كتابة المرسل إليه والوظيفة التي يشغلها . حيث لم يتم تحديد المرسل إليه، وبعد ذلك يتم كتابة مقدمة قصيرة جدًا، ويمكن أن تكون عبارة عن تحية طيبة، أو أرسل لك أطيب تحياتي، ثم ابدأ في كتابة الرسالة.
4- اكتب الموضوع مباشرة
بعد ذلك يتم تقديم الغرض من إرسال الخطاب، ويؤخذ في الاعتبار أن الخطاب كتب بطريقة جيدة وأنيقة وبطريقة احترافية. من الضروري أيضًا صياغة الكلمات بطريقة جيدة، ومحاولة الدخول إلى الموضوع، والاختصار قدر الإمكان ومحاولة توفير الوقت للقارئ، وذلك لأن الخطاب الرسمي ليس له مجال الإطراء أو الذكر. بعض العبارات غير الضرورية، فهي تعتمد فقط على الموضوع الذي تم إرسالها من أجله.
5- التقيد بقواعد النحو والهجاء
ومن الأمور التي يجب مراعاتها في الخطاب الرسمي، أن يكون الكلام خاليًا من الأخطاء الإملائية والنحوية، ومحاولة التقيد بها عند الكتابة، وضرورة استخدام علامات الترقيم، ولكن بوضعها في الأماكن الصحيحة الخاصة بهم، ومحاولة الابتعاد تمامًا عن الكتابة باللغة العامية، والالتزام التام باللغة العربية الفصحى، بحيث يكون للخطاب قيمة كبيرة.
6- اكتب الخاتمة
بعد الانتهاء من كتابة الخطاب بالطريقة التي ذكرناها في الخطوة السابقة، ومحاولة الالتزام بها، فلا بد من البدء في كتابة خاتمة الخطاب الرسمي، والخطاب الرسمي في الخاتمة يحتاج إلى كتابة جدا جملة مختصرة لأنها لا تحتاج إلى عبارات طويلة غير ضرورية ومن أمثلة هذه الجمل الكتابة لك كثيرًا، أو الكتابة إليك تحياتي الصادقة واحترامي، وغيرها من العبارات التي يمكن كتابتها كنوع من الخاتمة للخطاب.
7- التوقيع
تعتبر هذه الخطوة هي الخطوة الأخيرة في كتابة الخطابات الرسمية، وهي من الخطوات المهمة للغاية، ويفضل عند التوقيع أن يتم كتابة اسم المرسل كاملاً، ويضع توقيعه، بالتوقيع باليد، وأن يكون التوقيع أنيقاً ومميزاً، ويمكن إضافة اسم المؤسسة التابعة كما يمكن إضافة اسم الشخص المرسل، وذلك لإثبات أن الخطاب تم إرساله للحزب من قبل تلك المؤسسة.