طريقه كتاب خطاب رسمي. هناك أوقات يواجه فيها الفرد ضرورة كتابة رسالة مرسلة إلى إحدى الهيئات الحكومية المهمة أو إلى جهة مختصة في أمر ما، لكنها رسمية. هذا يعني أنه من المستحيل إرسال رسالة نصية عبر جهاز محمول أو كتابة خطاب بطريقة غير رسمية، حيث يعتبر هذا أن أصحاب المكاتب مهملين ويتجاهلون المنصب الذي يتواجدون فيه ولشخصه. سنعرض لكم الطريقة بالتفصيل موضحين اهم الاسس والنقاط الرئيسية التي نسير من خلالها في كتابة الحروف.
طريقه كتاب خطاب رسمي
قد تجد عند طرح الفكرة على صديق أو عائلة أنك تريد إرسال خطاب رسمي إلى شخصية مهمة في المجتمع أنه سيظهر لك أن هناك مجموعة من الأشخاص الذين يساعدونك في كتابة الرسائل الرسمية لأنهم كذلك. أكثر دراية بهذه المؤسسات وعلى الأرجح محامون وكتاب عدل. إنهم على دراية كبيرة بطبيعة المهنة التي يعملون فيها لدرجة أنهم يكتبون مئات الرسائل الرسمية.
ولكن إذا وجدت نفسك وحيدًا دون مساعدة من أي شخص، فيجب أن تكون على دراية جيدة بالأسس الرئيسية التي يتم اتباعها في الكتابة
كيفية كتابة خطاب رسمي
قبل أن تكتب كلمة واحدة على الورقة المخصصة لكتابة الخطاب الرسمي هناك عدة أمور وعوامل يجب الالتزام بها قبل البدء
نوع الخطاب الرسمي
هناك العديد من الأنواع التي تقع ضمن الخطاب الرسمي، حيث تجد أن هناك خطابًا رسميًا موجهًا إلى جهة حكومية ومُرسَل في الأصل عن طريق وكالة حكومية. يجب أن يكون كاتب هذه الرسالة من العاملين في هذا المكان الرسمي.
هناك أيضًا الخطاب الرسمي الذي يتم توجيهه من قبل جهة رسمية ولكن إلى أي فرد خاص.
شكل إلكتروني رسمي
هناك خطوط رئيسية يجب الالتزام بها سواء من فرد أو من جهة حكومية. على سبيل المثال، يجب أن تكون الرسالة على ورقة بيضاء أو صفراء، أو حتى على ورقة عليها شعار الجهة التي كتبت هذه الرسالة.
يحظر في هذه الورقة وجود أي رسومات أو نقوش أو رموز تعبيرية عن أي شيء.
يجب كتابة الحرف في برنامج Word باستخدام الخط Arial، ومن حيث الحجم يجب ضبطه على 16.
إذا لم يكن هناك جهاز كمبيوتر أمامك، فيجب عليك كتابة الحرف بالقلم الأزرق. وهذا ما يميز النسخة الأصلية عن النسخ الأخرى.
من الأفضل ترك مسافات بين سطر والآخر، سطر واحد تقريبًا فارغًا أو نصف واحد على الأقل.
من المفترض أن تكون الورقة بيضاء بدون أي إطارات.
يبدأ الكاتب كلماته في هذه الرسالة من منتصف الورقة وليس من البداية.
محتوى الخطاب الرسمي
هناك بعض الخطوات التي يفترض أن نلتزم بها في كتابة الخطاب الرسمي، وأولها أن نبدأ الكتابة بقول. السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
الشرط الثاني أسفل هذه الكلمة هو كتابة اسم المرسل إليه، أو يمكن أن يبدأ بالصفة. كن مثل الأستاذ / …، السيد / ……….
في حالة كتابة المحتوى الرئيسي، يجب ذكره بوضوح ووصف الطلب. من المفترض أيضًا أن يتم تقسيمها إلى نقاط رئيسية.
وفي النهاية نكتب تحية بسيطة مثل ؛ شكرا جزيلا لك. على اليمين نكتب رسالة إلى شرفك / …….
أخيرًا، يتم وضع الأختام والتوقيعات اللازمة.
من خلال مقالتنا اليوم، أظهرنا لكم الطريقة الصحيحة في حال كتابة خطاب رسمي.