خطوات كتابة تقرير بطريقة احترافية ،خطوات كتابة التقرير هي أمر يجب على الطالب في المدرسة والموظف في أي مؤسسة تعلمه وإتقانه، لذلك تتطلب بعض المهام الأكاديمية كتابة تقرير بالإضافة إلى مجالات العمل، وعند مواجهة طلب “تقرير” من أحد كبار مدير، يحاول الكثير من الناس جاهدًا معرفة ما يكتبونه. يشعرون بالارتباك بشأن أسلوب الكتابة، وما يجب تضمينه، واللغة المستخدمة، وطول المستند، وعوامل أخرى. في هذه المقالة، سنزودك بمعلومات مهمة حول إعداد تقرير.
ما هو التقرير
في الأوساط الأكاديمية، تتداخل التقارير والمقالات، وأحيانًا يتم استخدام الكلمتين بالتبادل بنفس المعنى، ولكن من المرجح أن تكون هناك حاجة إلى التقارير في الأعمال التجارية، والموضوعات العلمية والتقنية، ومكان العمل. على الرغم من أن المقالة تقدم الحجج والاستنتاجات، إلا أن التقرير يركز على الحقائق. التقرير عبارة عن وثيقة قصيرة وواضحة وموجزة مكتوبة لغرض معين وجمهور محدد يحدد ويحلل موقفًا أو مشكلة على نطاق واسع، وغالبًا ما يقدم توصيات للعمل المستقبلي.
التقرير عبارة عن وثيقة وقائعية يجب أن تكون واضحة ومنظمة بشكل جيد. وتجدر الإشارة إلى أن متطلبات الشكل الدقيق للتقرير ومحتواه تختلف بين المنظمة والأقسام وفي البحث بين الدورات، وأعضاء هيئة التدريس، وكذلك بين المواد الدراسية.، لذلك من المفيد معرفة ما إذا كانت هناك أية تعليمات محددة قبل البدء في كتابة تقريرك.
ما هي مراحل كتابة التقرير
عند إعداد تقرير، يجب عليك اتباع الخطوات الصحيحة المعتمدة لإعداد التقارير، وبينما قد تختلف خطوات كتابة التقرير اعتمادًا على نوع التقرير، فقد تختلف أيضًا اعتمادًا على المعلم أو المدير ومحتوى التقرير. يجب أن تتضمن، هناك مجموعة من الخطوات الأساسية التي يمكنك اتباعها لكتابة تقرير سليم، نقوم بإدراجها لك على النحو التالي
تحديد وتعريف المشكلة
من الضروري فهم المشكلة التي ستكون موضوع التقرير. ثم يجب عليه تحديد المشكلة من خلال الإجابة على الأسئلة الخمسة التالية
- ماذا يغطي التقرير
- لماذا نحتاج مثل هذا البحث
- متى نحتاج إلى مثل هذه الدراسة
- أين نحن بحاجة إلى التحقيق
- من الذي سيتم التحقيق فيه
تحديد الغرض من الدراسة ونطاقها
يجب عليك معرفة الغرض من أي بحث ومناقشة الأسباب، ثم لتسهيل البحث، يجب تحديد النطاق الدقيق، على سبيل المثال، افترض أن هناك مشكلة في إدارة الأعمال تحتاج إلى بحث ؛ سيكون الغرض من هذا التقرير البحثي هو تحديد تلك العوامل التي تسبب الصراع بين العمال والإدارة، في حين أن النطاق سيكون عمال المصنع وإدارة المصنع.
تطوير الفرضية
لحل المشكلات، يجب على الباحث تطوير الفرضيات، والفرضية هي بيان أو شرح أولي لمشكلة ما. على سبيل المثال، إذا كانت هناك حاجة إلى تحقيق لتحديد مشكلة إدارة الأعمال، فقد تكون الفرضية
- هناك فجوة اتصال كبيرة بين الإدارة والموظفين.
- تتجاهل الإدارة دائمًا الرضا الوظيفي للموظف.
حدد المصطلحات بوضوح
يمكن أن يكون هناك الكثير من المصطلحات المربكة المتعلقة بالبحث ويجب تحديدها بوضوح لذا يجب عليك تقديم تعريف آخر للمصطلحات المربكة وهذا جيد، على سبيل المثال يختلف الرضا الوظيفي من شخص لآخر لذا يجب أن يكون نوع الرضا الذي تتجاهله الإدارة تعريف الصحيح.
مصطلح “العمل” محير أيضًا لأنه يمكن أن يكون هناك عمالة مصنع أو عمالة عامة، لذلك يجب تحديد العمالة المليئة بالمشاكل بشكل صحيح. أيضا، مصطلح “الوقت” محير. نظرًا لأن هذا يمكن أن يكون قصير الأجل أو طويل الأجل، يجب عليك إظهار المدة التي يجب تحديد المشكلة بين العمال والإدارة بشكل صحيح.
حدد الجمهور
يتم إعداد التقارير للقراء ويجب أن تشير إلى قراء التقرير، على سبيل المثال عندما يُطلب منك تقديم تقرير تحليل التكلفة والحجم والأرباح إلى مستوى أعلى من الإدارة، فلن يكون التقرير لعمال المصانع. أو جهات خارجية، ولكن يتم إعداد التقرير السري السنوي (ACR) للإدارة العليا، وليس للموظفين. لذلك، عند إعداد أي تقرير، يجب أن تأخذ في الاعتبار معارف ومصالح قرائك، حيث يجب أن يكون التقرير موجهًا للقارئ.
جمع البيانات
لحل المشكلة، نحتاج إلى أساس معقول وبالتالي نحتاج إلى جمع البيانات. البيانات من نوعين
- البيانات الأولية البيانات التي يتم جمعها من خلال البحث أو الملاحظة أو التجريب أو المسوحات.
- البيانات الثانوية البيانات التي تم جمعها من المكتبة.
تنظيم وتحليل وتفسير البيانات
يجب طلب البيانات التي تم جمعها، أي يجب تنظيم البيانات على أساس منطقي مثل الوقت والكمية والموقع. يتضمن التحليل عادةً فحص البيانات المجمعة بحثًا عن الأخطاء المحتملة وإجراء التعديلات المناسبة لضمان الدقة والاكتمال. بعد تنظيم البيانات وتحليلها، حان الوقت لتفسير البيانات من حيث المعنى المنطقي، لأن تقييم البيانات مهم لأي استنتاج.
مخطط العمل
بمجرد تشكيل النمط النهائي للتقرير في ذهن المؤلف، يجب عليه أو عليها إعداد خطة لكتابة التقرير. في هذا المخطط، يتم طرح مشكلة، ويتم تسجيل الحقائق وتحليلها بإيجاز واستخلاص النتائج المنطقية. يرجى ملاحظة أن الخطوط العريضة اختيارية، لكنها تساعد في كتابة تقرير منظم.
كتابة تقرير نهائي
الخطوة الأخيرة هي كتابة التقرير، ويجب على الكاتب التأكد من أن لغة التقرير بسيطة ولا تحتوي على أخطاء نحوية، لأن نجاح أو فشل كل الجهود المبذولة لدراسة التقرير بشكل مباشر يعتمد على العرض الجيد و إعداد التقرير.
ما هو قالب كتابة التقرير جاهز للطباعة
نقدم لك أدناه نموذجًا لكتابة تقرير باللغة العربية ونموذج آخر باللغة الإنجليزية يمكنك استخدامه، مع العلم أن التقارير تختلف باختلاف النوع والجهة التي تم إرسالها إليها
أنواع التقارير
بعد أن ناقشنا خطوات كتابة تقرير ناجح، من الضروري اللجوء إلى أنواع التقارير، وعلى الرغم من أن السلطات لم تضع تصنيفًا عالميًا للتقارير، إلا أن هناك فئات شائعة الاستخدام من التقارير التي تعطي تسمية للدراسة من التقارير، وأحيانًا يتم تصنيف التقارير وفقًا لمبدأ التنسيق. يمكن تضمين جميع التقارير تقريبًا في معظم الفئات، ويمكن تضمين تقرير واحد في عدة فئات. نسرد لك المجموعة التالية من تصنيفات التقارير قيد الاستخدام
تقارير رسمية أو غير رسمية
يتم تنظيم التقارير الرسمية بعناية ؛ لذا فإن التركيز ينصب على الموضوعية والتنظيم، وهو مليء بالتفاصيل، ومكتوب بأسلوب يميل إلى إزالة أشياء مثل الضمائر الشخصية. عادةً ما تكون التقارير غير الرسمية عبارة عن رسائل قصيرة ذات استخدام طبيعي للغة غير رسمية، ويمكن عادةً وصف المذكرة الداخلية على أنها تقرير غير رسمي.
تقارير قصيرة أو طويلة
من الواضح أن المذكرة المكونة من صفحة واحدة هي قصيرة، والتقرير الطويل يتكون من عشرين صفحة على سبيل المثال. لكن أين الخط الفاصل ضع في اعتبارك أنه كلما طالت مدة التقرير، زاد اعتماده على خصائص التقارير الرسمية.
تقارير إعلامية أو تحليلية
تقارير إعلامية مثل ؛ التقارير السنوية والتقارير المالية الشهرية وتقارير تغيب الموظفين تحمل معلومات موضوعية من منطقة في المنظمة إلى منطقة أخرى. أما التقارير التحليلية المستخدمة في الدراسات العلمية ودراسات الجدوى والتقييمات العقارية فتستخدم عند محاولة حل المشكلات.
تقرير العرض
الاقتراح هو نوع من تقرير حل المشكلة، الاقتراح هو وثيقة معدة لوصف كيف يمكن لمنظمة ما تلبية احتياجات أخرى. تعلن معظم الوكالات الحكومية عن احتياجاتها من خلال إصدار طلبات تقديم العروض أو طلبات تقديم العروض. يحدد طلب تقديم العروض الحاجة، ويقوم البائعون المحتملون بإعداد تقارير عروض توضح كيف يمكنهم تلبية هذه الحاجة.
التقارير الرأسية أو الجانبية
تشير هذه التسمية إلى الاتجاه الذي يسير فيه التقرير. التقارير التي تشير لأعلى أو لأسفل في تسلسل هرمي هي تقارير عمودية ؛ هذا يساهم في الرقابة الإدارية. من ناحية أخرى، تساعد التقارير الجانبية في التنسيق داخل المنظمة، لذلك يعتبر التقرير الذي ينتقل بين الإدارات في نفس المستوى التنظيمي (إدارات الإنتاج والمالية) أفقيًا.
التقارير الداخلية أو الخارجية
التقارير الداخلية هي تقارير حول ما يحدث داخل المنظمة. يتم إعداد التقارير الخارجية للتوزيع خارج المنظمة وهي مماثلة للتقارير السنوية للشركة.
التقارير الدورية
يتم إصدار التقارير الدورية في الوقت المحدد، وعادة ما يتم إرسالها إلى الأعلى وتخدم الرقابة الإدارية، وتساهم النماذج المطبوعة مسبقًا وبيانات الكمبيوتر في توحيد التقارير الدورية.
تقارير وظيفية
يشمل هذا التصنيف التقارير المحاسبية والتقارير التسويقية والتقارير المالية ومجموعة متنوعة من التقارير الأخرى التي تأخذ اسمها من الاستخدام النهائي للتقرير.
ما هي عناصر تقرير الدراسة
عادة ما يتضمن التقرير الناجح عددًا من الأسئلة المهمة الملخصة في الفقرات التالية
- وصف تسلسل الأحداث أو الموقف.
- بعض التفسيرات لأهمية هذه الأحداث أو المواقف، سواء كان ذلك مجرد تحليلك الخاص أو أنك تعتمد على آراء الآخرين.
- قم بتقييم حقائق أو نتائج بحثك.
- ناقش النتائج المحتملة للإجراءات المستقبلية.
- توصيات على طول الطريق.
- الاستنتاجات.
في النهاية، قمنا بتلخيص الخطوات المتبعة في كتابة تقرير ناجح، من البداية إلى المرحلة النهائية، والتي تشمل كتابة التقرير في شكله النهائي، بما في ذلك البيانات والمناقشات والاستنتاجات النهائية ، و نتمنى ان يكون قد نال اعجابكم.