المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات هي أن كل شخص يبدأ العمل في مجال إدخال البيانات يبحث عن مهنة أو يفكر فيها بجدية لأن عمل إدخال البيانات هو أحد الوظائف الشائعة جدًا والطلب عليها لأنه زاد مع انتشار العمل عن بعد بسبب وباء كورونا المستجد. من أجل تزويد القارئ بكل ما يحتاج لمعرفته حول أنواع العلوم المختلفة والأعمال المختلفة، نقدم لك معلومات شاملة حول وظيفة إدخال البيانات في هذه المقالة، بالإضافة إلى سرد المهارات الشخصية التي يجب أن يتمتع بها إدخال البيانات . ووضعها في سيرتك الذاتية.
تحديد المدخلات
إدخال البيانات هو عمل يقوم فيه الموظفون بإضافة البيانات الإلكترونية وتها وتحريرها. تطلب العديد من الشركات من الأشخاص نسخ تسجيلات الاجتماعات وإضافة البيانات الأولية إلى قواعد البيانات وإضافة بيانات المبيعات إلى التنسيقات الإلكترونية عدة مرات خلال يوم العمل. يتطلب عمل إدخال البيانات العمل مع أنواع مختلفة من البيانات الإلكترونية وأجهزة التشغيل التي يستخدمها المحترفون لإدخال البيانات وتحريرها، مثل لوحات المفاتيح.
الوظائف في هذا التخصص لها عدة طرق دفع مختلفة، إذا بدأت في هذه الوظيفة، فقد يتم الدفع لك لكل مشروع، أو ضغطات المفاتيح في الدقيقة، أو ضغطات المفاتيح لكل كلمة، أو ضربات المفاتيح في الساعة، أو بالساعة. يعتمد معدل دفع إدخال البيانات عادةً على سرعة الكتابة لديك، ومن المرجح أن يكسب كاتبو الطباعة السريعون المزيد من المال من هذه الوظيفة.
المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات
هناك مجموعة واسعة جدًا من المهارات التي يجب أن يكتسبها مشغل إدخال البيانات إذا كان سيعتمد على هذه الوظيفة باعتبارها وظيفته الرئيسية. نضع لك المجموعة التالية من أهم المهارات الشخصية التي يجب أن يتمتع بها الشخص الذي يقوم بإدخال البيانات
- القدرة على الكتابة والنسخ.
- المهارات الحاسوبية والتقنية (بما في ذلك معرفة البرامج المختلفة).
- المهارات التنظيمية وإدارة الوقت.
- مهارات الإدارة.
- مهارات الاتصال الاتصال الكتابي والشفهي.
- مهارات خدمة العملاء.
- الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
- تعدد المهام.
- سرية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل.
- مهارة العمل الجماعي.
- مهارات وآداب الهاتف.
- مهارات التعامل مع الآخرين والشخصية
- الموقف الإيجابي عند العمل تحت الضغط.
- إتقان اللغة الإنجليزية.
- ركز على التفاصيل.
- تعامل مع عناصر الإدخال والمسؤوليات بعناية.
برامج التطوير الذاتي التي يجب أن يتوفر بها إدخال البيانات
تتطلب جميع الوظائف مستوى معينًا من المهارة، والتي لا يمكن تحقيقها إلا من خلال التدريب والممارسة والعمل على تطوير الذات والمهارات الشخصية بشكل منتظم. نسرد لك مجموعة برامج التطوير الذاتي التالية التي يجب أن تتلقى مدخلات، مع تفاصيل كافية لتستفيد منها في هذا المجال
سرعة التسجيل
كلما كتبت بشكل أسرع، زادت الأموال التي تجنيها وزاد العمل الذي تنجزه ؛ هذا هو السبب في أن بعض أصحاب العمل يفضلون محترفي إدخال البيانات بسرعات كتابة تتراوح من 30 إلى 40 صفحة في الدقيقة، لذلك من الحكمة أن تأخذ الوقت الكافي لتحسين مهاراتك في الكتابة. إليك بعض الأشياء التي يمكنك استخدامها لتحسين مهاراتك في الكتابة
- احصل على لوحة مفاتيح مريحة أو كبيرة.
- تدرب بانتظام على برامج الكتابة عبر الإنترنت.
- ضع أصابعك دائمًا على الصف الأوسط أثناء الكتابة.
- خذ فترات راحة منتظمة.
- توقف عند بضعة أسطر من الكلمات وتدرب حتى تتقنها.
- ركز على الدقة والتباعد الصحيح وموضع الإصبع وعلامات الترقيم.
التخطيط الجيد للعمل اليومي
تتناسب كفاءة إدخال البيانات بشكل مباشر مع مدى كفاءة إدارتك ليومك أو وقتك، حيث يمكن أن يؤدي سوء التخطيط أو عدم وجود جدول زمني محدد إلى الحجوزات المتأخرة، وضعف خدمة العملاء، وانخفاض الإنتاجية. فيما يلي بعض الأفكار لتحسين الإنتاجية في إدخال البيانات بدوام كامل
- قم بإنشاء قائمة مهام لديك بالفعل مهام كافية لكل أسبوع، ما عليك سوى إنشاء قائمة مهام لليوم، ثم مراقبة تقدمك بانتظام. ستساعدك هذه التقنية على إكمال مهام إدخال البيانات بشكل أسرع.
- ساعات العمل الثابتة على عكس العمل المعتاد من 9 إلى 5، فإن نجاح العمل من المنزل يعتمد كليًا على قراراتك، ومن أجل زيادة الانضباط والإنتاجية، يجدر تقديم جدول عمل صارم.
- فترات الراحة المعتدلة عند القيام بعمل عاجل لإدخال البيانات، من المغري التخلي عن فترات الراحة، وعدم وجود زملاء يترك مجالًا صغيرًا للانقطاع، لكن قلة فترات الراحة تؤدي إلى الإرهاق، وهو أمر ضار بصحتك وإنتاجيتك الثابتة.
ركز وتخلص من المشتتات
عندما تعمل بدوام كامل من المنزل، هناك العديد من عوامل التشتيت التي تشتت انتباهك بسهولة، والتعرف على هذه المشتتات هو الخطوة الأولى لإبعادها. فيما يلي بعض الأفكار لمساعدتك في التعامل مع المشتتات في العمل
- إدارة الأجهزة المحمولة قد يؤثر إشعار البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية على اهتمامك بالتفاصيل ؛ لذلك، يوصى بإبقاء أجهزتك المحمولة بعيدًا والاحتفاظ بها فقط أثناء فترات الراحة.
- استخدم الموقتات. الانضباط هو عامل رئيسي في تحسين عمل إدخال البيانات الخاص بك ؛ بدون حدود، من السهل التحقق باستمرار من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي أو التمرير عبر تدفقات الفيديو في منتصف العمل، لذلك حدد فترات لأخذ قسط من الراحة أو مغادرة المكتب.
- ارتداء زي موحد في العمل غالبًا ما يكون من الأفضل للعاملين عن بُعد البقاء في البيجامات أو الملابس الأخرى أثناء النهار، ولكن هذه الملابس غير الرسمية تخلق مستوى من الراحة يمكن أن يؤثر على تركيزك، لذلك من الجيد الاستحمام وارتداء الملابس. ملابس العمل.
البرامج المستخدمة لإدخال البيانات
يعتمد إدخال البيانات على مجموعة من البرامج الخاصة التي تساعده خلال عملية إدخال البيانات بسهولة وسرعة، بدلاً من اللجوء إلى البرامج التقليدية التي تستغرق وقتًا أطول وتتطلب المزيد من الجهد، ومن بين البرامج المستخدمة لإدخال البيانات ما يلي
- إنفينيتي أكثر برامج إدخال البيانات سهولة في الاستخدام للاحتفاظ بجميع بياناتك في موقع مركزي واحد. يمنحك هذا البرنامج حرية تصميم النظام بأكمله وفقًا لاحتياجات عملك واستخدامه بأقصى قدر من المرونة.
- Zoho Forms يعتبر أفضل تطبيق لإدخال البيانات للفرق المتنقلة. تساعدك Zoho Forms على إدارة بياناتك بسلاسة. كما أنه يبسط كل شيء من خلال السماح لك بإعداد إشعارات البريد الإلكتروني أو إنشاء نماذج الويب أو استخدام التطبيقات المدمجة لإدارة بياناتك.
- Entrypoint i4 تطبيق قوي لإدخال البيانات للعيادات يقدم العديد من الميزات المفيدة بما في ذلك التحقق من صحة البيانات واكتشاف الاختصارات ونقل البيانات وتحويل المكتبة وإدخال الصور.
- Foxtrot RPA برنامج ممتاز لإدخال البيانات لجميع أنواع الأعمال، فهو يمكّن المؤسسات من أتمتة المهام الشاقة بسرعة وكفاءة أكبر، كما تتيح وظيفة السحب والإفلات سهلة الاستخدام للمستخدمين تبسيط إدارة العمليات على مستوى المؤسسة.
- Typeform أسهل برامج إدخال البيانات تلقائيًا، وهي مثالية لجميع الشركات التي تهتم بكيفية إدراك العملاء لعلامتهم التجارية. ويسمح لك بمشاركة المعلومات عبر الاستطلاعات والنماذج بطريقة ممتعة وجذابة، ويمكن أيضًا دمجها مع أكثر من 500 تطبيق مثل Mailchimp و Google Sheets و Salesforce والمزيد.
- ProntoForms هو التطبيق الرائد لإدخال البيانات لنماذج الأجهزة المحمولة. من أفضل ميزات هذا البرنامج قدرته على جمع وإدارة النماذج والمستندات من أي مكان. يمكن للمستخدمين الاختيار من بين القوالب المعدة مسبقًا من مكتبة النماذج التي تتضمن كل شيء بدءًا من تسجيل الأحداث وحتى طلب التسليم، كما يمكنهم أيضًا إنشاء قوالبهم الخاصة.
أهم الواجبات والمسؤوليات الخاصة بإدخال البيانات
هناك العديد من مهام إدخال البيانات، حيث لا يقتصر الأمر على الطباعة، ولكن يتضمن الوصف الوظيفي المعتاد لإدخال البيانات المهام التالية
- معالجة وفرز المستندات لإدخال البيانات.
- إدخال البيانات في برنامج قاعدة بيانات والتحقق منها للتأكد من دقة البيانات المدخلة.
- تخلص من التناقضات في المعلومات واحصل على معلومات إضافية حول المستندات غير المكتملة.
- قم بعمل نسخة احتياطية من بياناتك كجزء من خطة الطوارئ الخاصة بك.
- الاستجابة لطلبات الحصول على معلومات من الأعضاء المصرح لهم.
- اختبار أنظمة قواعد البيانات الجديدة وتحديثات البرامج.
أهم مواصفات إدخال البيانات
يختص مجموعة من المبرمجين في إعداد كافة البيانات اللازمة إلى أي تطبيق أو برنامج من أجل إمكانية الرجوع إليها في الوقت المناسب ويساعد ذلك في حفظ السجلات والمعلومات الخاصة في أي شركة لذلك عند توظيف أي موظف إدخال بيانات في أي شركة أو مؤسسة باختلاف النوع الوظيفي لها، يجب أن يتميز بمجموعة من الصفات يمكن التعرف عليها من خلال النقاط التالي:
- اكتب بسرعة وانتبه للتفاصيل.
- معرفة جداول البيانات والنماذج.
- يعمل مع فريق البيانات ومدير البيانات.
- تعتبر الخبرة السابقة كموظف إدخال بيانات أو منصب مشابه أحد الأصول.
- يدخل في الوقت المناسب بيانات العميل والفاتورة من المستندات الأساسية.
- يجمع ويتحقق ويفرز المعلومات.
- يتحقق من البيانات بحثًا عن عيوب أو أخطاء، ويصحح أي تناقضات، ويتحقق من صحة المخرجات.
وصلنا هنا إلى نهاية هذه المقالة، وقمنا بإدراج قائمة مختصرة لك بالمهارات الشخصية التي يجب أن يتمتع بها إدخال البيانات، والتي ستساعدك على تطوير نفسك لزيادة عملك المهني في مجال إدخال البيانات، وكذلك التعريف إدخال البيانات وبيان أهم مواصفاتها والبرامج التي يمكن أن تساعده في عمله.