اشعار لفت نظر للموظف بسبب الإهمال، أو كما يطلق عليه أيضًا خطاب التوبيخ، هو نموذج مكتوب لمدير مسؤول لتحذير الموظف بشأن مشكلة ارتكبها الموظف، ويعتبر هذا أحد أهم المحترفين خطوات لحل مشكلة وتحسين إنتاجية الموظف، ولكن يمكن أن تكون علامة على أن التحذير الواضح يسبق إجراء أكثر فاعلية إذا لم يتم العثور على حل. في هذه المقالة، يناقش أهمية رسائل الانتباه أو التوبيخ، وكذلك أكثر نماذج مهمة خارج الصندوق لمساعدة القادة في هذا.
اشعار لفت نظر للموظف بسبب الإهمال
خطاب تحذير أو خطاب توبيخ هو شكل رسمي من أشكال الاتصال بين الإدارة والموظفين في مكان العمل حيث يقوم مشرف العمل بتسليم خطاب إلى الموظف عندما يظهر سلوكيات أو إجراءات غير مرغوب فيها في العمل، مثل عدم وجود جدول عمل أو ضعف واضح في العمل دون مبرر أو سلوك غير مقبول، وهذه الرسالة تخضع للمبادئ التي تحكم كيفية كتابتها بشكل رسمي، ولهذا السبب، فإن النماذج الجاهزة متاحة لأصحاب العمل للاحتفاظ بها.
الغرض من الرسالة هو لفت انتباه الموظف.
تستخدم الشركات وأصحاب العمل والمديرون رسائل التحذير كأداة تأديبية أو تحذيرية لموظفيهم. يمكن أن يكون الانتباه هو التحذير الأولي لإيقاف السلوك غير المرغوب فيه، لذلك عادة ما يكون الخطوة الأولى في مجموعة من الخطوات التي ترتبط نهايتها بإيقاف الموظف للسلوك غير المرغوب فيه، ولكنه أيضًا مقصود. هذا إجراء شكلي مرتبط به، بدلاً من الاتصال المباشر، والذي قد يعتبره الموظف بمثابة اتصال لفظي بسيط مع مشرفه.
نموذج للفت انتباه الموظف إلى الإهمال
من المهم أن يكون خطاب الإشعار المقدم من الشركة رسميًا ومكتوبًا بلغة متحفظة وبأسلوب رسمي، وأن تحتفظ الإدارة بنسخة منه بجوار النسخة التي يتم تسليمها للموظف، والسبب هو أن هذا الخطاب هي خطوة في مجموعة من الخطوات التي تتخذها الشركة خطوة بخطوة للحفاظ على حقوقهم وحقوق الموظف الذي سبق أن حذر من إهماله قبل اتخاذ الإجراءات اللازمة، ويمكن كتابة تحذير بشأن إصدار تحذير في النموذج التالي
يمكنك أيضًا تجهيز هذا النموذج في “Word” لتعديله بالبيانات الموجودة، أو طباعته واستخدامه بتنسيق “”، أو بتنسيق “pdf”.
أسباب إصدار استمارة انتباه الموظف
هناك العديد من الأسباب الشائعة التي تجعل المدير المسؤول يصدر نموذجًا لجذب انتباه الموظف من أجل تنبيهه إلى سلوك معين ومحاولة حل مشكلته بسرعة حتى لا يتخذ الإجراءات الناتجة التي يكون لها تأثير أكبر. قد يؤثر ذلك على منصبه أو دخله أو منصبه في العمل، وسنعرض لك أدناه أهم هذه الأسباب التي تجعل الإدارة يجب أن ترسل خطاب تحذير
- تأخير مستمر.
- التغيب عن العمل دون سابق إنذار.
- السلوك غير اللائق في العمل.
- الاستخدام غير الصحيح للمعدات.
- اجتماعات مهمة مفقودة.
- أداء ضعيف على المدى الطويل.
خطوات لكتابة نموذج انتباه الموظف
أصبحت رسائل الانتباه مهمة للشركات من حيث التركيز بشكل صحيح على الإنتاجية ومعالجة القضايا الملحة قبل أن تتصاعد، ولا تعتبر بالضرورة رسائل تحذير، ولكنها يمكن أن تكافئ الموظف. خطوات لكتابة نموذج انتباه الموظف
- البيانات الأساسية مثل تهجئة اسم الشركة والاسم الكامل للموظف ومنصبه المحدد وتاريخ إصدار خطاب الإخطار.
- تهجئة اسم متخذ القرار أي إشارة إلى أنه المدير أو مجلس الإدارة المسؤول.
- كتابة سبب الخطاب بيان جميع الأسباب التي دفعت الإدارة إلى إرسال خطاب إنذار، كطرق عدم الأداء والمخالفات التي يرتكبها الموظف بالتفصيل.
- إيضاح المطلوب يقول ما تطلبه الشركة من الموظف المذكور أعلاه، على سبيل المثال، معرفة الأسباب ثم اتخاذ الإجراءات الجادة لتصحيح الموقف.
- تحذير هذا هو المجال الذي يلجأ إليه المدير المسؤول في رسائل لاذعة يحذر فيها من أنه إذا لم يتم تصحيح الموقف، فسيتم اتخاذ إجراء تأديبي.
- توقيع المسؤولين في نهاية الرسالة موقعة من قبل المدير المسؤول أو المشرف المباشر.
اعتراض للفت الانتباه
في بعض الحالات، قد يكون خطاب للفت الانتباه إلى الموظف نتيجة لسوء تفاهم بين الشركة والموظف المعني، أو في شكل غير مفهوم، لذلك تضمن معظم الشركات لموظفيها الحق في تقديم اعتراض رسمي. إلى الانتباه الذي يوجهون إليهم إذا وجدوا أنه من غير المنطقي وهم هذا إما كتابيًا، حيث يرسل الموظف خطابًا يوضح أسبابه المنطقية والحجج إلى الإدارة المسؤولة، أو عن طريق الاتصال الشفوي المباشر في الاجتماع لشرح هذه الأسباب، و ثم تتخذ الإدارة قرارًا جديدًا بشأنه.
نصائح لكتابة نموذج فعال لجذب الانتباه
الغرض الأساسي من خطاب التحذير هو تحديد مشكلة ومحاولة إيجاد حل فوري لها، وعدم تهديد الموظف بإجراءات تأديبية في المقام الأول، لذلك من المهم أن تكون الرسالة مشجعة وليست تهديدية خاصة. إذا كان الموظف يتمتع بمهنة إيجابية في العمل قبل ظهور المشكلة، فيمكن أن تساعد هذه النصائح المهمة
- قم بتضمين جدول مناسب لمعالجة مشكلة، مثل تحسين إنتاجية الموظف.
- اشرح كيف تؤثر المشكلة على الزملاء ونجاح المنظمة.
- اكتشف تداعيات هذه المشكلة ولماذا اضطرت الشركة إلى إرسال الخطاب.
- إتاحة الفرصة للموظف للرد على ما صدر له، وإمكانية تقديم اعتراض كتابي.
بهذا نختتم مقالتنا، نموذج عناية ضابط الإهمال، والتي قدمنا فيها قالب خطاب تحذير جاهز في أكثر من تنسيق يمكن الوصول إليه.